Privacybeleid

Wie we zijn

Ibiza Padel Academy S.L., Carrer del Pedrer 4, 07814 Santa Eulària des Riu, Illes Balears (Ibiza, Spanje), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Website: www.ibizapadelacademy.com
Adres: Carrer del Pedrer 4, 07814 Santa Eulària des Riu, Illes Balears (Ibiza, Spanje)
Telefoon: +31 6 24210225

Meester en Meester is de Functionaris Gegevensbescherming van Ibiza Padel Academy S.L. en is bereikbaar via info@meesterenmeester.nl.

Persoonsgegevens die we verwerken

Ibiza Padel Academy S.L. verwerkt je persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten of deze zelf aan ons verstrekt. We verwerken de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, locatiegegevens en bankrekeningnummer.

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en diensten zijn niet bedoeld om zonder toestemming van ouders gegevens te verzamelen van bezoekers jonger dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. We raden ouders aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er zonder ouderlijke toestemming gegevens van minderjarigen worden verzameld. Denk je dat we zonder die toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op via info@ibizapadelacademy.com, dan verwijderen we deze informatie.

Waarom we je gegevens verwerken, en op welke grond

Ibiza Padel Academy S.L. verwerkt je persoonsgegevens om je boeking, lesaanvraag en betaling af te handelen (grondslag: uitvoering van onze overeenkomst met jou), om je vragen te beantwoorden via de chat op onze website, WhatsApp, Instagram en Messenger (grondslag: gerechtvaardigd belang, of onze overeenkomst als het om een bestaande boeking gaat), om onze nieuwsbrief, promotiemateriaal en persoonlijke aanbiedingen te sturen (grondslag: jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken), om onze website, diensten en communicatie te verbeteren (grondslag: gerechtvaardigd belang), en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals fiscale en boekhoudregels (grondslag: wettelijke plicht).

AI en geautomatiseerde hulp

We gebruiken een AI-assistent om vragen snel te beantwoorden op onze website, via WhatsApp en in gesprekken op Instagram en Messenger. Gebruik je die, dan verwerken we de berichten die je stuurt, de taal waarin je schrijft en, waar van toepassing, je telefoonnummer en de gegevens die je deelt, om je een antwoord te geven en je naar de juiste pagina, coach of boeking te helpen.

Voor het maken van die antwoorden gebruiken we een externe AI-leverancier (Anthropic). Je berichten worden uitsluitend verwerkt om je te antwoorden. Met onze AI-leverancier is afgesproken dat je berichten niet worden gebruikt om hun AI-modellen te trainen. Gesprekken bewaren we beperkt, op dit moment maximaal 30 dagen, zodat een gesprek opgepakt kan worden waar het stopte. Daarna verwijderen we ze.

De assistent informeert en helpt je, hij beslist niet over jou. Een boeking, een bevestiging door een coach of een betaling vraagt altijd om een handeling van jou of van iemand van ons. Je kunt altijd om een mens vragen in plaats van de assistent, door dat in het gesprek te zeggen of te mailen naar info@ibizapadelacademy.com.

Geautomatiseerde besluitvorming

Ibiza Padel Academy S.L. neemt geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Bij onze geautomatiseerde processen, zoals het doorzetten van een lesaanvraag naar een passende coach, komt er altijd een mens aan te pas voordat er iets definitief wordt.

Marketing en automatisering

We gebruiken een CRM-systeem om ons contact met jou relevant te houden. Daarin kunnen we vastleggen in welke lessen, reizen of events je geïnteresseerd bent, welke taal je voorkeur heeft, of je op Ibiza woont of op bezoek bent, en via welk kanaal je bij ons binnenkwam, bijvoorbeeld onze website, WhatsApp of Instagram. Dat gebruiken we om onze berichten af te stemmen in plaats van iedereen hetzelfde te sturen. Dit is profilering in de zin van de AVG, maar het heeft geen juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou.

Commerciële berichten, per e-mail of WhatsApp, sturen we alleen als je je daarvoor hebt aangemeld. In elk bericht staat hoe je je weer afmeldt, en op WhatsApp kun je simpelweg antwoorden dat je geen berichten meer wilt ontvangen. Serviceberichten over een boeking die je hebt gedaan, zoals een bevestiging of een wijziging, horen bij onze overeenkomst en zijn geen marketing.

Hoe lang we je gegevens bewaren

Ibiza Padel Academy S.L. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te bereiken waarvoor je gegevens worden verzameld. We hanteren de volgende bewaartermijnen.

Alle persoonsgegevens die we nodig hebben om je actief te laten deelnemen aan padelactiviteiten, blijven actief beschikbaar in onze database zolang je profiel wordt bijgewerkt. Dat gebeurt telkens wanneer jij of wij een actie op je profiel uitvoeren, bijvoorbeeld het volgen van een nieuwe les of het deelnemen aan een toernooi of ander padelevenement.

Bepaalde gegevens kunnen tot twee jaar na het einde van de relatie tussen de organisatie en de speler worden bewaard, om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van onze nieuwe producten en aanbiedingen, tenzij de klant aangeeft hiermee niet akkoord te gaan.

Delen met derden

Ibiza Padel Academy S.L. deelt je persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is om een overeenkomst uit te voeren of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. We sluiten verwerkersovereenkomsten met bedrijven die je gegevens namens ons verwerken, om hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Ibiza Padel Academy S.L. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met andere derden delen we je persoonsgegevens alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming.

De partijen die gegevens namens ons verwerken zijn: Anthropic (de AI-assistent), Twilio en Meta Platforms (gesprekken via WhatsApp, Instagram en Messenger), HubSpot (ons CRM en e-mail), Mollie (betalingen), Resend (transactionele e-mail), Google (websitestatistieken) en Cloudflare (hosting en beveiliging van onze website).

Een deel van deze partijen zit buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Waar dat zo is, vindt de doorgifte plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven, of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat je gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau houden.

Cookies en vergelijkbare technieken

Ibiza Padel Academy S.L. gebruikt functionele, analytische en tracking-cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je eerste bezoek aan onze website in je browser wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. We gebruiken cookies voor zuiver technische functionaliteit, om de website goed te laten werken en je voorkeuren te onthouden, en om de prestaties van de website te optimaliseren. Daarnaast gebruiken we cookies om je surfgedrag te volgen, zodat we content en advertenties op maat kunnen aanbieden.

Voor statistieken gebruiken we Google Analytics, en voor het meten en verbeteren van onze advertenties de Meta-pixel (Facebook en Instagram). Die worden pas geplaatst nadat je daar toestemming voor hebt gegeven; zonder toestemming worden er geen analytische of marketingcookies gezet. Voor de Meta-pixel zijn wij samen met Meta Platforms Ireland gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor het verzamelen en doorgeven van die gegevens, op basis van een gezamenlijke-verwerkingsverantwoordelijkheidsregeling met Meta.

Je wordt bij je eerste bezoek aan onze website over deze cookies geïnformeerd en om toestemming gevraagd. Je kunt je keuze altijd wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website. Je kunt je ook afmelden voor cookies door je browser zo in te stellen dat deze geen cookies opslaat, en eerder opgeslagen informatie via je browserinstellingen verwijderen.

Je rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je ons kunt vragen de persoonsgegevens die we van je hebben over te dragen aan jou of aan een andere organisatie die je noemt.

Wil je van deze rechten gebruikmaken, of heb je vragen of opmerkingen over onze gegevensverwerking? Stuur dan een gedetailleerd verzoek naar info@ibizapadelacademy.com. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, stuur je het vanaf het e-mailadres dat je bij je boeking hebt gebruikt. Twijfelen we redelijkerwijs aan je identiteit, dan kunnen we je vragen gegevens van een recente boeking te bevestigen. Een kopie van je identiteitsbewijs vragen we niet. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen vier weken. Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, dan heb je ook het recht een klacht in te dienen bij de Spaanse toezichthouder (AEPD, www.aepd.es) of bij de toezichthouder in je eigen land.

Beveiliging

Ibiza Padel Academy S.L. neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en onbevoegde wijziging te voorkomen. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of merk je aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met ons op via info@ibizapadelacademy.com.